Assistant-e polyvalente en ressources humaines et gestion financière H/F

Missions

L’assistant-e des ressources humaines et gestion financière réalise la gestion administrative des dossiers des personnels de l’Institut Jacques Monod en coordination avec les services des deux tutelles de l’unité (délégation régionale CNRS Ile-de-France Villejuif et Université Paris Cité). Polyvalent(e), il ou elle apporte également son soutien au service gestion et finances de l’unité.

Activités

Coordination administrative des dossiers des agents de l’IJM :

• Mettre en œuvre le processus de recrutement : de la constitution du dossier à l’envoi au service des ressources humaines pour analyse ;
• Participer à l’accueil des nouveaux entrants (fonctionnaires, CDD, vacataires, doctorants, post-doctorants, …) ;
• Informer et/ou orienter les agents vers l’interlocuteur privilégié, sur les questions relatives à leur situation administrative ;
• Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord internes à l’IJM, des bases de données (logiciels agate-tempo, réséda, …) ;
• Organiser la communication relative aux procédures de gestion des ressources humaines ;
• Mettre en œuvre les évolutions réglementaires techniques ;
• Rendre compte de l’état des dossiers et des situations traitées ;

Soutien en gestion financière :

• Procéder aux commandes des équipes affectées, de l’établissement du bon de commande jusqu’au règlement de la facture ;
• Procéder aux opérations d’engagement et de liquidation des dépenses de missions ;
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables.

Compétences

Savoirs :

• Connaissance des techniques de gestion des ressources humaines dans la fonction publique ;
• Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion des ressources humaines de la fonction publique ;
• Avoir des notions de base en gestion financière
• Avoir des notions d’anglais.

Savoirs faire :

• Savoir gérer les priorités, hiérarchiser les tâches, organiser son activité en tenant compte des contraintes et/ou échéances ;
• Savoir rédiger et maîtriser les règles de syntaxe et d’orthographe ;
• Rendre compte de son activité ;
• Respecter la confidentialité des informations ;
• Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants ;
• Capacité à s’adapter et utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

Savoirs-être :

•  Intérêt pour les relations humaines et la gestion financière ;
• Rigueur et réactivité ;
• Sens de l’organisation et du service ;
• Capacité à respecter des échéances ;
• Disponibilité ;
• Capacité de proposition et d’intégration dans une équipe existante.

Contexte de travail

L’Institut Jacques Monod est un laboratoire de recherche fondamentale en biologie de premier plan qui accueille près de 300 collaborateurs répartis en 28 équipes de recherche, plusieurs plateformes technologique et plateaux techniques, et 7 services supports.
L’assistant-e des ressources humaines et gestion financière est placé sous la responsabilité du secrétaire général. Il ou elle travaille en coordination avec l’assistante ressources des services ressources humaines actuellement en fonction et les 8 agents du service gestion et finances.
L’Institut Jacques Monod est hébergé dans un bâtiment de l’Université Paris Cité sur le Campus Paris Rive Gauche situé dans le 13e arrondissement de Paris et accessible par tous les moyens de transport (Métro 14, RER C, Tramway T3, Bus 62 et 89, etc.).